Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu của thế giới cũng như tại Việt Nam. Hiện nay, không chỉ có những tập đoàn, doanh nghiệp lớn mà ngay cả các công ty có quy mô nhỏ, cửa hàng, cửa hiệu nhỏ cũng ra sức học hỏi để áp dụng công nghệ số vào hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả, tạo nguồn lợi lớn và bền vững hơn.  

Thế nhưng, không phải có nhu cầu là sẽ nắm được các kiến thức nền tảng về chuyển đổi số. Chính vì thế, trong bài viết này Lạc Hồng sẽ đưa ra 3 giai đoạn chuyển đổi số cơ bản, áp dụng được cho nhiều doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ. Hi vọng những nội dung dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp, công ty, khách hàng có thêm nguồn thông tin hữu ích để ứng dụng được trong mô hình kinh doanh của mình.  

Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization

Số hóa thông tin (Digitization) là giai đoạn đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp “làm quen” với các hoạt động chuyển đổi số. Các hoạt động chuyển đổi số trong giai đoạn này khá đơn giản. Nó tập trung chủ yếu vào việc chuyển đổi cách thức lưu trữ và tổng hợp dữ liệu của doanh nghiệp từ dạng vật lý (analog) qua dạng kỹ thuật số (digital).

Có nghĩa rằng: Thay vì doanh nghiệp lưu trữ và tổng hợp thông tin dưới dạng giấy tờ, thẻ nhớ, băng đĩa,… thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ và tổng hợp thông tin bằng các dạng như excel, PDF, word,…

Để số hóa thông tin hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định và lựa chọn thông tin cần số hoá (Bao gồm: tài liệu, tệp tin, hồ sơ, dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm,…)
• Sắp xếp và phân loại thông tin dựa trên các tiêu chí (Ví dụ như loại tài liệu, năm tháng, nguồn gốc,…)
• Tìm kiếm và lựa chọn giải pháp số hóa thông tin. 
• Xây dựng lớp bảo mật để bảo vệ thông tin.
• Hướng dẫn và đào tạo đồng bộ nhân sự về cách số hóa thông tin.

Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization

Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình. Giai đoạn 2 đi sâu vào hai yếu tố chính là quy trình và con người. Triển khai tốt các hoạt động số hóa trong giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh với chi phí vận hành thấp. 

Các hoạt động chính trong giai đoạn số hóa quy trình bao gồm:

• Phân tích và đánh giá thông tin để xác định nhu cầu và mục tiêu số hóa.
• Tìm kiếm và lựa chọn các phương pháp số hóa quy trình. Bao gồm việc cải tiến, thay đổi hoặc làm mới quy trình các hoạt động. 
• Ứng dụng công nghệ – phần mềm để hỗ trợ hoạt động số hóa quy trình.
• Đào tạo và phát triển nhân sự trong cách sử dụng các quy trình kỹ thuật số. 

Về cơ bản, số hóa quy trình không làm thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều quy trình làm việc phức tạp hoặc doanh nghiệp có mong muốn tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc. Ví dụ như: doanh nghiệp sản xuất, thương mại,…

*Chú ý: Việc số hóa quy trình cần có kế hoạch chi tiết để đảm bảo các hoạt động diễn ra đạt được mục tiêu như mong muốn. 

Tại Lạc Hồng – Chúng tôi luôn cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, giải pháp chuyển đổi phần mềm, giải pháp bảo mật và an toàn thông tin chuyên sâu giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các biện pháp cụ thể để tối ưu hóa thời gian và đảm bảo hiệu quả chuyển đổi cao. 

Ngoài ra, Lạc Hồng cũng đang cung cấp các phần mềm chuyên môn cụ thể áp dụng được cho nhiều ngành nghề trong quá trình chuyển đổi số như: 

• Phần mềm quản lý nhân sự – HRM F2
• Phần mềm quản lý nhân viên làm việc ngoài văn phòng – Ksmart
• Phần mềm giám định và bồi thường trực tuyến cho ngành bảo hiểm phi nhân thọ 
• Hệ thống tổng đài Toda phone 
• Hệ thống tổng đài Toda Care 
• Phần mềm quản lý khách sạn Ihotel,… 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp, quý khách hàng hãy liên hệ Lạc Hồng qua số Hotline: 1900 68 24. 

Một số lưu ý rằng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ở giai đoạn 1 của chuyển đổi số bởi khối lượng và mức độ phức tạp của dữ liệu còn thấp. Và nếu các doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao tại hoạt động chuyển đổi số tiếp theo, bắt buộc doanh nghiệp đó phải làm tốt giai đoạn số hóa thông tin.

Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện – Digital Transformation

Số hóa toàn diện (Digital Transformation) là việc thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh và phương pháp hoạt động của doanh nghiệp thông qua các hoạt động chuyển đổi số. Đây chính là bước ngoặt giúp doanh nghiệp tạo ra sự đột phá trong quá trình số hóa doanh nghiệp. 

Các hoạt động số hóa tác động đến mọi mặt của doanh nghiệp một cách toàn diện và tổng thể. Cụ thể như: chiến lược kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, nhân sự, khách hàng,… 

*Chú ý: Các giai đoạn chuyển đổi số có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Vì vậy, doanh nghiệp muốn đạt đến giai đoạn số hóa toàn diện, trước tiên cần triển khai tốt giai đoạn 1 và giai đoạn 2.

Xem thêm: Top 10 lợi ích mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp 

Đơn vị tư vấn, cung cấp giải pháp – dịch vụ chuyển đổi số uy tín tại Việt Nam? 

Công ty CP Giải pháp Công nghệ Lạc Hồng là một trong những công ty tiên phong trong việc giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi số quy trình, tài liệu, … Với hơn 13 năm nghiệm giúp các doanh nghiệp lớn và các cơ quan nhà nước thay đổi hạ tầng số, chuyển đổi thủ tục giấy sang số hóa dữ liệu lên hệ thống công quốc gia. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận với công nghệ số hàng đầu hiện nay như điện toán đám mây, AI, số hóa dữ liệu, tính toán và dự báo tự động,…

Đăng ký tư vấn giải pháp chuyển đổi số chuyên sâu liên hệ Hotline Lạc Hồng: 1900 68 24.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp ít nhiều đều đã thực hiện chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả lao động. Vậy nếu đầu tư chuyên sâu, thực hiện trọn vẹn các phần mềm, giải pháp của chuyển đổi số vào mô hình kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích gì? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong nội dung bài viết dưới đây! 

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp 

Điều dễ thấy nhất là chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí. Lý do tiết kiệm được chi phí ở đây là doanh nghiệp sẽ rút ngắn được thời gian vận hành, giảm thiểu các đầu việc không cần thiết, tối ưu được nguồn nhân lực và nhân sự,… cuối cùng là cắt bỏ thành công các chi phí đầu tư thủ công truyền thống không cần thiết (không gian lưu trữ, giấy tờ, máy móc,…). 

Tối đa hóa hiệu suất làm việc 

Chuyển đổi số sẽ giúp tối đa hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Cụ thể hơn, sẽ giúp nhân sự có thêm công cụ để gia tăng hiệu suất làm việc. 

Như nêu trên, các quy trình làm việc sẽ được tự động hóa nhờ chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Các tác vụ thủ công, các đầu việc nhỏ giờ đây không còn là yếu tố khiến nhân sự bị phân tâm. Họ sẽ có thêm thời gian tập trung vào dự án, nâng cao chuyên môn, và hoàn thành xuất sắc trong thời gian hợp lý nhất. Với mô hình vận hành tinh gọn, thông minh, các nhân viên cũng sẽ có hứng thú làm việc hơn, gia tăng hiệu quả. 

Chuyển đổi số doanh nghiệp gia tăng liên kết trong nội bộ doanh nghiệp

Một trong những ứng dụng phổ biến của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quy trình làm việc hằng ngày, hệ thống hóa chúng trên một nền tảng chung rõ ràng và tinh gọn. Nhờ thế mà các phòng ban trao đổi và nắm chắc thông tin hơn, đảm bảo tính đồng nhất trong dự án.

Kết quả công việc cũng được hiển thị rõ trên hệ thống, giúp toàn đội nắm bắt và giải quyết kịp thời nếu có vấn đề: trả lời khách chậm, đơn hàng bị sót… Từ đó, quá trình làm việc tự động trở nên trôi chảy, thông suốt.  

Thích ứng linh hoạt, nhanh nhẹn với mọi biến đổi 

Biến đổi ở đây bao gồm: thị trường kinh doanh, nhu cầu khách hàng, khí hậu, môi trường, dịch bệnh,… Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng, dự báo nguy cơ, nắm bắt cơ hội ngay cả khi các điều kiện xã hội thay đổi. 

Điều này đã được thấy rất rõ khi đại dịch covit xảy ra, những doanh nghiệp đưa quy trình làm việc – quản lý lên hệ thống trước đó, khi work from home đều dễ dàng hơn rất nhiều. Dịch bệnh dường như không làm tắc nghẽn quá trình trao đổi, làm việc của họ. Ngược lại, các doanh nghiệp chưa có áp dụng nền tảng của chuyển đổi số sẽ gặp nhiều khó khăn khi làm việc Online và gánh chịu hậu quả nhiều hơn. 

Ứng dụng chuyển đổi số tăng tính minh bạch và hiệu quả trong hệ thống 

Tham gia chuyển đổi số trong doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ được hỗ trợ rất nhiều trong việc đánh giá chất lượng dự án và nhân sự. Mọi số liệu, kết quả đều được ghi nhận chính xác và nhanh chóng. 

Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, quản lý chỉ cần truy xuất báo cáo trên các phần mềm, và ra quyết định. Chỉ số rõ ràng sẽ giúp kết quả đánh giá, quyết định của lãnh đạo trở nên minh bạch, sáng suốt hơn.

Quản lý, đồng bộ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng

Số hóa thông tin, dữ liệu là giai đoạn tất yếu khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Các phòng ban giờ đây sẽ tìm kiếm, tiếp cận và truy xuất dữ liệu dễ dàng tại bất kỳ không gian, thời gian nào.

Một số chức năng tiêu biểu: đồng bộ nhanh chóng lên hệ thống chung, nhân sự không cần tốn thời gian nhập tay; thông tin sẽ được phân loại một cách tự động theo mục tiêu, thể loại, lĩnh vực…; báo cáo phân tích dữ liệu rõ ràng, chi tiết giúp cấp lãnh đạo ra quyết định có ích cho doanh nghiệp.

Những vấn đề như giấy tờ bị hỏng hóc, phân tán, mất mát… không còn là rào cản với các tổ chức chuyển đổi số.

Chuyển đổi số giúp hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ

Lợi ích của chuyển đổi số còn nằm ở việc nâng cấp các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, tạo ra giá trị mới cho chúng. Ví dụ, công ty thiết bị thể thao có thể tích hợp chức năng số vào máy tập, tạo ra hướng dẫn ảo theo từng thể trạng. 

Không chỉ cải thiện những cái vốn có, doanh nghiệp còn có thể tự thiết kế ra một sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu không ngừng biến đổi của thị trường. Có các phần mềm hỗ trợ, và số liệu được phân tích thông minh, tổ chức ắt hẳn sẽ biết được mình cần phát triển thêm sản phẩm, dịch vụ gì. 

Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Với thời đại 4.0 như hiện nay, nền tảng số là nơi tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Do đó, chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thông qua công nghệ, doanh nghiệp có thể kịp thời phản hồi, giải đáp, ghi điểm trong lòng khách hàng. Ngoài ra, một số phần mềm còn hỗ trợ ghi lại hành trình của khách hàng, giúp công ty có cơ sở cải thiện dịch vụ, nâng cấp trải nghiệm tốt hơn.

• Tạo ra sản phẩm, dịch vụ đúng nhu cầu.
• Tối ưu trang bán hàng theo hành vi người dùng.
• Thấu hiểu insight, ra chiến lược thu hút khách hàng đúng đắn.
• Chăm sóc khách hàng thành công, tạo dựng lòng trung thành, ‘vượt mặt’ các đối thủ cạnh tranh.

Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Thông qua chuyển đổi số, một doanh nghiệp có thể biết được mình nên sản xuất những sản phẩm gì, cải thiện mặt nào của dịch vụ, tư vấn khách hàng ra sao… Từ đó họ nhanh chóng tiền gần hơn với mục tiêu đã đề ra, hoàn thiện và thuận lợi tạo ra thế mạnh so với thị trường, thậm chí là dẫn đầu xu hướng.

Đó chính là một lợi ích của chuyển đổi số mà nhiều nhà quản lý công nhận. Theo HBR, có 84% các nhà lãnh đạo chia sẻ cơ hội kinh doanh xuất hiện sau khi họ chuyển đổi số. Ví dụ như Netflix, từ một công ty cho thuê đĩa DVD giờ đây đã trở thành nền tảng phim trực tuyến top đầu thị trường. 

Tăng doanh thu, lợi nhuận

Sau khi đã thừa hưởng tất cả các lợi ích của chuyển đổi số nêu trên, thì kết quả cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp mong đợi sẽ xuất hiện – tăng doanh thu & lợi nhuận. Chuyển đổi số cải thiện chất lượng từ nội bộ đến định vị trên thị trường, từ máy móc đến con người… Do đó, cải thiện về doanh thu chỉ là chuyện sớm muộn. 

Một báo cáo được tổng hợp bởi Trung tâm SAP về “Hiểu biết Kinh doanh và Kinh tế học Oxford” cho thấy:

• 80% tổ chức tăng lợi nhuận sau khi hoàn thành báo cáo chuyển đổi số.
• 85% tổ chức tăng thị phần thành công.

Có thể thấy, chuyển đổi số để tăng lợi nhuận là hoàn toàn có cơ sở. Tuy nhiên, để đến được lợi ích cuối cùng này, doanh nghiệp phải vượt qua nhiều thách thức để chuyển đổi số thành công.

Đơn vị tư vấn, cung cấp giải pháp – dịch vụ chuyển đổi số uy tín tại Việt Nam? 

Công ty CP Giải pháp Công nghệ Lạc Hồng là một trong những công ty tiên phong trong việc giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi số quy trình, tài liệu, … Với hơn 13 năm nghiệm giúp các doanh nghiệp lớn và các cơ quan nhà nước thay đổi hạ tầng số, chuyển đổi thủ tục giấy sang số hóa dữ liệu lên hệ thống công quốc gia. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận với công nghệ số hàng đầu hiện nay như điện toán đám mây, AI, số hóa dữ liệu, tính toán và dự báo tự động,…

Tìm hiểu thêm: Giải pháp chuyển đổi số 

Đăng ký tư vấn giải pháp chuyển đổi số chuyên sâu liên hệ Hotline Lạc Hồng: 1900 68 24.

Chuyển đổi số là cụm từ được đưa ra bàn luận phổ biến trên các diễn đàn trong những năm gần đây. Hiện chuyển đổi số được coi là tất yếu trong cuộc cách mạng 4.0. Vậy thực chất chuyển đổi số là gì? Vì sao các cơ quan Nhà nước, Chính quyền, Doanh nghiệp đều hướng tới và ra sức thực hiện sớm? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong nội dung bài viết dưới đây của Lạc Hồng. 

Chuyển đổi số là gì? 

Chuyển đổi số được hiểu là ứng dụng những tiến bộ về công nghệ như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big Data),… vào mọi hoạt động của tổ chức nhằm mang lại hiệu suất làm việc cao, tự động hóa thành hệ thống để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 

Chuyển đổi số không đơn thuần chỉ là thay đổi cách thực hiện từ thủ công như: ghi chép trong sổ, họp trực tiếp, lưu trữ giấy tờ bằng văn bản cứng,… sang việc dùng công nghệ để giảm thiểu sức người như: lưu trữ trên máy tính, Cloud,… Mà trên nhu cầu của thực tế, chuyển đổi số còn là thay đổi tư duy kinh doanh, phương thức điều hành, văn hóa tổ chức,… Mục đích là đưa cuộc sống của con người trở nên tiện ích, hiện đại, văn minh hơn. 

Ví dụ về chuyển đổi số 

Chuyển đổi số đã đi vào mọi ngóc ngách trong cuộc sống của tất cả chúng ta. Ví dụ cụ thể như: Trước đây các doanh nghiệp cả tư nhân và nhà nước lưu giữ thông tin nhân sự bằng hồ sơ bản cứng hoặc trên bản Excel, cách thức lưu trữ này chiếm nhiều diện tích lưu trữ và khi tìm kiếm 1 nhân sự nhất định mất rất nhiều thời gian. 

Thế nhưng, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều chọn lưu giữ thông tin, quá trình làm việc của nhân sự bằng phần mềm. Ví dụ như khi sử dụng phần mềm HRM-F2 của Lạc Hồng thì sẽ quản lý quy mô nhân sự được từ 100-20.000 người, bao gồm tất cả các tính năng như: chấm công, chấm cơm, tính lương thưởng phụ cấp, quá trình đào tạo, tính thuế và bảo hiểm, định biên nhân sự,… HRM-F2 cho phép định nghĩa một bảng lương phức tạp hàng trăm cột trong vòng chưa đầy 5 phút.

Sự chuyển đổi này chính là quá trình chuyển đổi số, giúp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian quản lý, từ đó nâng cao hiệu suất công việc, đánh giá chính xác năng lực nhân sự. 

Những lĩnh vực đang đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số hiện nay 

Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước

Một số ví dụ về chuyển đổi số trong Nhà nước như: phát triển Chính phủ điện tử, chính phủ số,… giúp các nhà chức trách dễ dàng quản lý công việc. Đồng thời, giảm thiểu thời gian chờ đợi các thủ tục hành chính cho người dân,…

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quản lý của mình. Ví dụ: lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, sử dụng các ứng dụng như Google Planner vào quản lý các dự án và nhân sự mà không cần tận mắt theo dõi nhân sự làm việc.

Phân biệt chuyển đổi số và số hóa

Chuyển đổi số và số hóa là 2 khái niệm khiến nhiều người nhầm lẫn vì liên quan tới các ứng dụng số vào quản lý và phát triển cho các tổ chức. Dưới đây là một số đặc điểm để có thể phân biệt dễ dàng giữa chuyển đổi số và số hóa như sau:

Số hóa: là quá trình đưa các thông tin lưu trữ ở dạng vật lý như văn bản giấy, đĩa CD, ổ cứng,… lên các hệ thống lưu trữ trên mạng Internet. Nhờ đó, người ta có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu để phục vụ cho công việc hàng ngày hơn.

Chuyển đổi số: là quá trình thay đổi về tư duy và mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình kỹ thuật số, ứng dụng công nghệ thông tin vào vận hành. Người quản lý cần thay đổi mô hình kinh doanh và vận hành để tối ưu được các lợi ích mà công nghệ mang lại cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số mang lại những lợi ích gì?

Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Thực tế, chuyển đổi số sẽ đáp ứng tốt các lợi ích dưới đây: 

• Thay đổi tư duy quản lý, văn hóa tổ chức
• Cung cấp thông tin, dữ liệu nhanh chóng
• Giảm chi phí vận hành
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Đơn vị tư vấn, cung cấp giải pháp – dịch vụ chuyển đổi số uy tín tại Việt Nam? 

Công ty CP Giải pháp Công nghệ Lạc Hồng là một trong những công ty tiên phong trong việc giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi số quy trình, tài liệu, … Với hơn 13 năm nghiệm giúp các doanh nghiệp lớn và các cơ quan nhà nước thay đổi hạ tầng số, chuyển đổi thủ tục giấy sang số hóa dữ liệu lên hệ thống công quốc gia. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận với công nghệ số hàng đầu hiện nay như điện toán đám mây, AI, số hóa dữ liệu, tính toán và dự báo tự động,…

Đăng ký tư vấn giải pháp chuyển đổi số chuyên sâu liên hệ Hotline Lạc Hồng: 1900 68 24.