Số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu: giải pháp cải thiện hiệu suất vận hành doanh nghiệp
Số hóa tài liệu, dữ liệu là bước đầu tiên các doanh nghiệp nghĩ tới khi xác định thực hiện chuyển đổi số. Tại sao lại như vậy? Vì doanh nghiệp nào cũng luôn có khối lượng giấy tờ, sổ sách rất phức tạp, tốn nhiều không gian lưu trữ và đặc biệt rất khó để tìm kiếm nhanh. Vậy làm sao để tiến hành số hóa dữ liệu, tài liệu được chuẩn chỉnh và dễ dàng tìm kiếm? Hãy cùng Lac Hong Tech tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.
Phân biệt số hóa văn bản và số hóa tài liệu là gì?
Số hóa văn bản là quá trình chuyển đổi các dạng văn bản truyền thống như hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản, tranh ảnh, bản đồ… bản cứng thành các định dạng dữ liệu kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên môi trường điện tử (máy tính có thể hiểu và lưu trữ).
Số hóa tài liệu là một ngách nhỏ của số hóa dữ liệu, cho phép doanh nghiệp chuyển đổi các loại tài liệu, văn bản như hợp đồng, hồ sơ nhân sự, hóa đơn,… sang dạng tài liệu điện tử.
Chi tiết hơn, giải pháp số hóa văn bản giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành các dữ liệu có thể sử dụng và lưu trữ, tìm kiếm online. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.
Hiện nay, công nghệ số hóa đang ngày một phát triển mạnh mẽ hơn. Với những công nghệ tiên tiến và sự kết hợp của các thiết bị, phần mềm số hóa chuyên dụng thì việc số hóa không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu lưu trữ. Cụ thể, các dịch vụ số hóa dữ liệu ngày nay bao gồm: dịch vụ số hóa tài liệu, số hóa văn bản, số hóa bản đồ GIS, số hóa vật thể 3D,…
Xem thêm: Số hóa dữ liệu là gì? Quy trình số hóa dữ liệu
Tại sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hóa tài liệu lưu trữ?
Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Nhân sự dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, phá vỡ rào cản về không gian, thuận lợi cho làm việc từ xa, từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.
- Tiết kiệm chi phí lớn hàng năm nhờ cắt giảm in ấn, loại bỏ chi phí lưu trữ và bảo quản các tài liệu thủ công sau khi triển khai số hóa tài liệu.
- Đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng phối hợp và năng suất nhân sự nhờ tra cứu, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Giảm thiểu đáng kể lượng rác thải giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Các loại tài liệu cần được số hóa
Các loại tài liệu lưu trữ hiện hành đều có thể được số hóa. Nếu doanh nghiệp hiện đang trong bước đầu chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống sang bản lưu trữ điện tử thì tiến hành ưu tiên:
- Giấy tờ tài chính
- Các hồ sơ hành chính quan trọng
- Hợp đồng thỏa thuận
- Hồ sơ nhân sự
- Hóa đơn và biên lai
Khi bắt đầu tiến hành số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần cân nhắc yếu tố quan trọng, cần thiết của các loại tài liệu hiện có từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên, loại bỏ những dữ liệu, thông tin không còn giá trị.
Tiêu chí nào làm nên nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu xuất sắc?
Có nhiều tiêu chí tạo nên một nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu xuất sắc vậy nên các tổ chức, doanh nghiệp chú ý để tránh “tiền mất tật mang”, cụ thể là các yếu tố như sau:
Uy tín thương hiệu
Để hiểu được đơn vị cung cấp dịch vụ có uy tín hay không, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Doanh nghiệp cần có thông tin cơ bản rõ ràng: tên công ty thống nhất trên các nền tảng truyền thông, số điện thoại liên hệ có thể liên lạc, website chuyên nghiệp,…
- Lịch sử hoạt động lâu đời và liên tục, kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực số hóa
- Được chứng thực bởi các tổ chức uy tín và các khách hàng thực tế
- Minh bạch trong quá trình hợp tác: Khi hợp tác giữa hai bên có hợp đồng cụ thể với những điều khoản rõ ràng.
Chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp
Để đánh giá dịch vụ số hóa của doanh nghiệp chúng ta có thể tham khảo ý kiến từ những khách hàng từng hợp tác. Đồng thời kết hợp các tiêu chí hiệu suất hoàn thiện tài liệu số hóa, tính chính xác của các tài liệu số hóa so với bản gốc. Độ sắc nét trong chất lượng bản điện tử và mức độ bảo mật tài liệu cũng có vai trò vô cùng quan trọng.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Nhà cung cấp uy tín sẽ sở hữu dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt và giúp đưa ra phương án số hóa tài liệu lưu trữ tối ưu chi phí, đáp ứng kỳ vọng khách hàng. Họ sẽ không ngần ngại giải quyết khiếu nại của khách hàng, tư vấn tận tình, hỗ trợ chu đáo trước, trong và sau khi sử dụng dịch vụ.
Tổng kết lại, trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu, số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể dựa vào những tiêu chí kể trên để lựa chọn đơn vị phù hợp, giúp tối ưu thời gian, chi phí triển khai, đạt được kết quả kỳ vọng và từng bước chuyển đổi số hiệu quả.
Xem thêm: 3 Giai đoạn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng tốc như vũ bão
Lac Hong Tech – Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu uy tín
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa tài liệu với tính chính xác của tài liệu số hóa lên đến 99%. Đặc biệt, bên cạnh lĩnh vực số hóa Lac Hong Tech còn là đơn vị cung cấp các phần mềm, bộ giải pháp phục vụ tiến trình chuyển đổi số chuyên sâu khác, đảm bảo các doanh nghiệp sẽ thực hiện được quá trình chuyển đổi số hoàn thiện, mang đến hiệu quả cao.
