Ứng dụng AI trong hành chính công thường được nhắc tới qua hình ảnh trợ lý ảo hướng dẫn người dân làm thủ tục. Nhưng phía sau quầy một cửa, tại văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, có một áp lực ít được nói tới hơn: khối lượng văn bản chỉ đạo, đề nghị báo cáo từ cấp tỉnh và các sở ngành đổ về mỗi tuần, và việc theo dõi ai đang làm gì, hạn đến bao giờ vẫn chủ yếu dựa vào sổ sách và trí nhớ của cán bộ văn phòng.
Sau khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp được áp dụng, nhiều nhiệm vụ trước đây do cấp huyện đảm nhận nay chuyển về cấp xã. Địa bàn rộng hơn, đầu mối làm việc nhiều hơn, trong khi biên chế văn phòng không tăng tương ứng. Đây là bối cảnh để xem xét AI có thể hỗ trợ ở đâu, và cần những điều kiện gì.
Nỗi đau thật: văn bản đến nhiều, đầu mối nhiều, dễ trễ hạn
Theo quan sát thực tế tại một số đơn vị cấp xã, phường, tình trạng thường gặp gồm:
- Văn bản chồng lớp. Cùng một nội dung, cơ quan cấp trên có thể ban hành văn bản chỉ đạo, sau đó có văn bản điều chỉnh thời hạn hoặc bổ sung yêu cầu. Nếu cán bộ theo dõi chỉ nhớ văn bản đầu, đơn vị dễ báo cáo sai mốc.
- Yêu cầu số liệu trùng nhau. Nhiều sở ngành đề nghị báo cáo những chỉ tiêu gần giống nhau nhưng với mốc thời gian hoặc biểu mẫu khác nhau. Cán bộ chuyên môn phải tổng hợp nhiều lần.
- Đầu mối thay đổi sau sắp xếp. Nhiệm vụ trước đây giao cho một bộ phận, nay bộ phận đã được hợp nhất hoặc đổi tên, dẫn tới việc “không ai nhận” nếu không rà soát kỹ.
- Lãnh đạo thiếu bức tranh tổng thể. Chủ tịch, Phó Chủ tịch muốn biết trong tháng có bao nhiêu việc đến hạn, việc nào đang chậm, phải chờ văn phòng tổng hợp thủ công.
Hệ quả là báo cáo trễ hạn, số liệu gửi các nơi không thống nhất, ảnh hưởng tới kết quả đánh giá thi đua và uy tín của đơn vị với cấp trên. Người chịu áp lực trực tiếp là Chánh văn phòng và cán bộ văn phòng, những người vừa phải xử lý văn bản mới vừa phải nhắc việc cũ.
Định hướng chính sách: AI hỗ trợ, con người chịu trách nhiệm
Bài phân tích đăng trên trang của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày 18/9/2026 nêu rõ quan điểm: AI có thể hỗ trợ tra cứu, tổng hợp thông tin, rà soát, soạn thảo và hỗ trợ ra quyết định trong khu vực công, nhưng không thay thế trách nhiệm của cán bộ, công chức; kết quả do AI tạo ra phải được kiểm tra trước khi sử dụng chính thức. Cùng thời điểm, một số địa phương như Lai Châu đã thử nghiệm trợ lý AI xử lý văn bản và trợ lý ảo thủ tục hành chính (theo VTV, 19/9/2026).
Định hướng này phù hợp với cách tiếp cận thận trọng: bắt đầu từ nhu cầu thật, dữ liệu được quản lý tốt, có cơ chế kiểm soát rủi ro, và luôn có người chịu trách nhiệm ở bước cuối.
Ứng dụng AI trong hành chính công theo hướng AI native: kho văn bản có khả năng suy luận
Nền tảng AI native của Lạc Hồng Tech theo mô hình “Bộ não thứ hai cho tổ chức” được thiết kế để làm việc trên kho văn bản của chính cơ quan, với các đặc điểm phù hợp khu vực công:
- Triển khai tại chỗ (on-premise, local). Hệ thống có thể đặt trong hạ tầng của cơ quan hoặc hạ tầng được cấp có thẩm quyền chỉ định, dữ liệu không rời khỏi môi trường được kiểm soát, đáp ứng yêu cầu chủ quyền dữ liệu.
- Chỉ trả lời trong bộ văn bản đã nạp và xác thực, có trích dẫn số hiệu, trang, điều khoản để cán bộ kiểm tra lại.
- Phân quyền theo vai trò. Kho dùng chung cho văn bản quy phạm, quy chế làm việc; kho riêng cho từng bộ phận chuyên môn; lãnh đạo xem được tổng hợp.
- Xử lý văn bản rất dài và bản scan qua OCR, phù hợp với lượng văn bản giấy còn tồn tại.
- Xuất báo cáo Word theo sườn mẫu của đơn vị, cán bộ rà soát và chỉnh sửa trước khi trình ký.
- Tích hợp với phần mềm quản lý văn bản đang sử dụng qua lớp kết nối, không bắt buộc thay thế hệ thống hiện có.
- Quản trị và giám sát của con người ở mọi điểm chốt: trình ký, gửi đi, công bố.
Ví dụ: AI suy luận trên văn bản đến và kế hoạch công tác
(Ví dụ minh họa, không phải số liệu của khách hàng thật.)
Câu hỏi của Chánh văn phòng: “Trong tháng 10, phường có những báo cáo nào phải gửi lên tỉnh và sở ngành? Việc nào chưa có bộ phận chủ trì, việc nào có nguy cơ trễ hạn?”
AI trả lời:
“Tháng 10 có 9 báo cáo phải gửi, trong đó 2 việc cần xử lý ngay:
- Báo cáo kết quả chỉnh trang đô thị: Văn bản số 215 của Sở Xây dựng yêu cầu nộp trước 25/10, nhưng Văn bản số 248 của cùng Sở (ngày 12/9) đã điều chỉnh hạn sớm hơn, trước 15/10. Phiếu giao việc tháng 9 vẫn ghi hạn nội bộ 22/10, cần cập nhật.
- Báo cáo công tác an sinh xã hội quý III: theo Sổ văn bản đến, việc này giao cho Bộ phận Văn hoá – Xã hội cũ. Theo Quyết định kiện toàn tổ chức ngày 20/8, bộ phận này đã hợp nhất vào Phòng Văn hoá – Xã hội mới, nhưng chưa có phiếu giao việc cho đầu mối mới.
- 7 báo cáo còn lại đã có bộ phận chủ trì, hạn nội bộ khớp với văn bản cấp trên (chi tiết tại bảng đính kèm).
Lưu ý: Văn bản của Sở Y tế và văn bản của Sở Nội vụ cùng đề nghị số liệu về người cao tuổi trên địa bàn, nhưng một văn bản lấy mốc số liệu đến 30/9, văn bản còn lại đến 15/10. Nên thống nhất nguồn số liệu giữa hai bộ phận để tránh gửi hai con số khác nhau. Danh sách này cần Chánh văn phòng rà soát trước khi trình lãnh đạo.”
Điểm khác biệt so với một công cụ tìm kiếm văn bản thông thường: AI không chỉ liệt kê văn bản có chữ “báo cáo”. Nó đối chiếu văn bản sau với văn bản trước để phát hiện thay đổi thời hạn, đối chiếu phiếu giao việc với quyết định kiện toàn tổ chức để tìm việc chưa có đầu mối, và so sánh yêu cầu của hai sở để cảnh báo nguy cơ số liệu không thống nhất.
Điều kiện áp dụng và giới hạn
Để ứng dụng AI trong hành chính công mang lại hiệu quả thực chất, cơ quan cần lưu ý:
- Chuẩn hoá dữ liệu đầu vào. Sổ văn bản đến, phiếu giao việc, kế hoạch công tác cần được số hoá và cập nhật đều đặn. AI không thể suy luận đúng trên dữ liệu thiếu.
- Xác định rõ người chịu trách nhiệm. Mọi kết quả AI tổng hợp đều là tài liệu tham khảo, cần cán bộ có thẩm quyền rà soát trước khi sử dụng chính thức, đúng định hướng “con người chịu trách nhiệm”.
- Tuân thủ quy định về an toàn thông tin. Văn bản mật, tài liệu có yếu tố bí mật nhà nước phải được xử lý theo quy định riêng; phạm vi dữ liệu đưa vào hệ thống cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Thí điểm có đo lường. Nên bắt đầu với một nhóm nghiệp vụ, ví dụ theo dõi báo cáo định kỳ, trong 1 đến 2 tháng, đo số việc trễ hạn và thời gian tổng hợp trước và sau.
Lộ trình gợi ý cho đơn vị cấp xã, phường
Bước 1, rà soát và số hoá văn bản đến, quy chế làm việc, quyết định kiện toàn tổ chức của 6 đến 12 tháng gần nhất. Bước 2, nạp vào kho tri thức với phân quyền theo bộ phận. Bước 3, thí điểm hỏi đáp và tổng hợp nhắc việc cho văn phòng. Bước 4, mở rộng sang soạn thảo báo cáo theo mẫu và hỗ trợ bộ phận một cửa tra cứu quy trình nội bộ.
Mỗi bước đều có điểm đánh giá để lãnh đạo quyết định tiếp tục hay điều chỉnh, phù hợp với lộ trình xây dựng chính quyền số của địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng AI trong cơ quan nhà nước có đảm bảo an toàn dữ liệu không?
Với phương án triển khai tại chỗ, dữ liệu nằm trong hạ tầng của cơ quan, người dùng chỉ truy cập được tài liệu trong phạm vi quyền. Phạm vi dữ liệu đưa vào hệ thống cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
AI có tự ký hoặc tự gửi văn bản không?
Không. AI hỗ trợ tra cứu, tổng hợp, soạn thảo nháp. Việc trình ký, gửi đi do cán bộ có thẩm quyền thực hiện.
Một ví dụ về ứng dụng AI trong hành chính công là gì?
Ngoài trợ lý ảo hướng dẫn thủ tục cho người dân, AI có thể hỗ trợ văn phòng theo dõi văn bản chỉ đạo, phát hiện thay đổi thời hạn và việc chưa có đầu mối, như ví dụ minh hoạ trong bài.
Kết luận
Ứng dụng AI trong hành chính công không chỉ phục vụ người dân ở quầy một cửa, mà còn có thể giảm tải cho bộ máy phía sau, nơi văn bản và đầu mối ngày càng nhiều sau sắp xếp. Điều kiện tiên quyết là dữ liệu được chuẩn hoá, hệ thống đặt trong môi trường được kiểm soát, và cán bộ có thẩm quyền luôn là người quyết định cuối cùng.
Các cơ quan, đơn vị quan tâm đến mô hình thí điểm có thể liên hệ Lạc Hồng Tech để trao đổi về phạm vi, điều kiện hạ tầng và phương án bảo đảm an toàn thông tin phù hợp.
