I. Giới thiệu
Khái niệm tổng đài ảo
Khái niệm tổng đài ảo là một thuật ngữ chỉ một hệ thống điện thoại tự động được sử dụng để quản lý và điều phối cuộc gọi đến và đi từ một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tổng đài ảo có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối truy cập mạng và từ đó cung cấp các khả năng như nghe gọi, ghi âm, tự động trả lời, chuyển cuộc gọi,…
Khái niệm tổng đài ảo VoIP
VoIP là viết tắt của Voice over Internet Protocol, nghĩa là Truyền giọng nói trên giao thức IP. Đây là công nghệ truyền tiếng nói của con người qua mạng máy tính sử dụng bộ giao thức TCP/IP. Nó sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh. Công nghệ này bản chất là dựa trên kỹ thuật chuyển mạch gói, nhằm thay thế công nghệ truyền thoại cũ dùng chuyển mạch kênh.
II. Các tính năng của tổng đài ảo VoIP
- Tính năng gọi đi và gọi đến: Tổng đài ảo VoIP cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến một cách dễ dàng và thuận tiện. Người dùng có thể gọi đi từ bất kỳ đâu và nhận cuộc gọi đến thông qua hệ thống tổng đài ảo này. Một tính năng nổi bật khác của tổng đài ảo là cho phép nhiều cuộc gọi đến cùng một lúc và ghi nhận chúng riêng biệt để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.
- Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi: Tổng đài ảo VoIP cung cấp tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, cho phép người dùng chuyển hướng cuộc gọi đến một số điện thoại khác hoặc đến một nhóm người nhất định. Điều này giúp tăng tính linh hoạt trong việc xử lý cuộc gọi và đảm bảo rằng cuộc gọi không bị bỏ lỡ. Giải pháp này rất phù hợp với doanh nghiệp có nhiều bộ phận riêng biệt. Việc chia nhánh sẽ giúp khách hàng liên hệ tới người đích danh hoặc bộ phận mong muốn.
- Tính năng ghi âm cuộc gọi: Tổng đài ảo VoIP có khả năng ghi âm cuộc gọi, cho phép người dùng lưu trữ và xem lại các cuộc gọi đã được thực hiện. Điều này hữu ích trong việc giám sát chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc.
- Tính năng hướng dẫn thoại tự động: Tổng đài ảo VoIP cung cấp tính năng hướng dẫn thoại tự động, giúp định tuyến cuộc gọi đến các phòng ban hoặc nhân viên cụ thể. Người gọi sẽ nghe được các lựa chọn và hướng dẫn qua giọng nói và từ đó chọn phím số tương ứng để kết nối với phòng ban hoặc nhân viên mình muốn liên hệ.
- Tính năng gửi và nhận tin nhắn thoại: Tổng đài ảo VoIP cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn thoại. Người dùng có thể gửi tin nhắn thoại đến các số điện thoại khác và cũng có thể nhận tin nhắn thoại từ người khác thông qua hệ thống tổng đài ảo này.
- Cho phép quản lý và điều hành tổng đài từ xa thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động. Các giải pháp tổng đài ảo hiện nay hầu hết có các ứng dụng riêng biệt trên nhiều nền tảng như web, mobile, PC giúp thuận tiện hơn cho công việc quản lý từ xa. Có thể quản lý đầy đủ tính năng như kiểm tra báo cáo, phê duyệt hay thiết lập cơ chế hoạt động của tổng đải ảo
- Cho phép tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP, email, SMS, chatbot, v.v. để tăng khả năng tương tác và chăm sóc khách hàng. Có thể giúp cho nhân viên nhanh chóng thu nhận thông tin khách hàng mới và cũ, liên kết với các phần mềm chăm sóc hoặc bán hàng sẵn có của doanh nghiệp.
- Cho phép sử dụng số điện thoại ảo hoặc số cố định của các nhà mạng khác nhau để tăng uy tín và tiện lợi cho khách hàng. Trước đây, việc sử dụng các số điện thoại ảo rất phổ biến nhưng hiện tại thì sẽ bị các nhà mạng viễn thông chặn sau một thời gian sử dụng. Một số giải pháp thay thế cần có tổng đài ảo VoIP là số SIP Trunk 1900/1800 hay cuộc gọi thương hiệu Voice Brandname.
- Cho phép tạo lời chào cuộc gọi, giúp khách hàng lựa chọn và chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu
Đây là những tính năng quan trọng của tổng đài ảo VoIP, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm của người dùng.
III. Lợi ích của tổng đài ảo VoIP
- Tổng đài ảo VoIP là một hệ thống điện thoại tự động được sử dụng trong quản lý và điều phối cuộc gọi đến và đi từ một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng nó.
- Một trong những lợi ích quan trọng của tổng đài ảo VoIP là tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Với tổng đài ảo, người dùng có thể dễ dàng thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến từ bất kỳ đâu và thông qua bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp người dùng làm việc từ xa và cung cấp sự linh hoạt trong việc di chuyển và làm việc.
- Lợi ích tiếp theo là tiết kiệm chi phí. Tổng đài ảo VoIP giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến cài đặt và duy trì hệ thống điện thoại truyền thống. Không cần đầu tư vào các thiết bị vật lý phức tạp, người dùng chỉ cần một kết nối internet để sử dụng tổng đài ảo. Điều này giúp tiết kiệm chi phí về phần cứng, dây cáp và bảo trì hệ thống.
- Lợi ích tiếp theo của tổng đài ảo VoIP là tăng chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. Tổng đài ảo có tính năng ghi âm cuộc gọi, giúp người dùng lưu trữ và xem lại các cuộc gọi đã được thực hiện. Điều này hữu ích trong việc giám sát chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc. Ngoài ra, tổng đài ảo cung cấp tính năng hướng dẫn thoại tự động, giúp định tuyến cuộc gọi đến các phòng ban hoặc nhân viên cụ thể. Điều này tạo ra một trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng tính chuyên nghiệp của tổ chức.
- Lợi ích cuối cùng của tổng đài ảo VoiceIP là tăng khả năng quản lý và theo dõi cuộc gọi. Tổng đài ảo cung cấp các công cụ quản lý mạnh mẽ để theo dõi và phân tích cuộc gọi. Người quản lý có thể xem thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian cuộc gọi và các thông số liên quan khác để đánh giá hiệu suất và đưa ra các cải tiến.
- Với những lợi ích trên, triển khai tổng đài ảo VoIP trở thành một quyết định thông minh cho các tổ chức và doanh nghiệp muốn cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm của người dùng.
IV. Cách triển khai tổng đài ảo VoIP
- Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo
Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo rất quan trọng. Cần phải chọn các đối tác uy tín, có đường truyền ổn định, chất lượng tốt, có đội ngũ kỹ thuật lành nghề. Ngoài ra cần xem xét các tính năng cung cấp,chi phí, dịch vụ đi kèm có phù hợp với nhu cầu của công ty hay không. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các thông tin trên để đảm bảo không gặp tình trạng nghẽn mạng, lỗi đường truyền, lỗi kết nối với ứng dụng bên thứ 3.
- Đăng ký và kích hoạt tổng đài ảo VoIP
Bạn cần đăng ký dịch vụ tổng đài ảo và kết nối với một số điện thoại đã đăng ký với nhà mạng. Số điện thoại này có thể là số điện thoại bàn, số điện thoại cá nhân, số SIP Trunking hoặc Voice Brandname. Các số điện thoại này cần chuyển sang dạng số điện thoại IP để kết nối về tổng đài ảo
- Cài đặt và cấu hình tổng đài ảo
Bạn cần sử dụng các thiết bị đầu cuối IP hoặc thông qua các ứng dụng trên điện thoại, máy tính, trang web, thiết bị thông minh khác để kết nối với tổng đài ảo. Cấu hình các thiết bị trên tới địa chỉ IP, tên miền, mật khẩu và các dịch vụ bạn đã đăng ký dịch vụ từ trước
- Kiểm tra và triển khai hệ thống
Kiểm tra xem hệ thống đã được kết nối và hoạt động hay chưa? Kiểm tra cuộc gọi ra và gọi tới, lời chào tổng đài, chuyển hướng, chia nhánh, … Kiểm tra các thông số về đường truyền, kết hợp với các ứng dụng khác như Call center.
V. Tổng kết
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ của đội ngũ chăm sóc khách hàng, telesale. Giúp doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận lại các cuộc gọi từ khách hàng để từ đó đưa ra các chính sách cũng như phương án cải thiện chất lượng dịch vụ của công ty.
VI. Đơn vị cung cấp tổng đài ảo VoIP
Lac Hong Tech cung cấp dịch vụ tổng đài ảo VoIP kết hợp cùng các dịch vụ khác như SIP Trunking, Voice Brandname, tổng đài chăm sóc khách hàng Toda. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có tốc độ cao, hỗ trợ kỹ thuật và lắp đặt cho khách hàng. Hỗ trợ kết nối tổng đài và IP các nhà mạng viễn thông.
