DRM được ứng dụng như thế nào trong tổ chức và doanh nghiệp hiện nay?
Trong thời đại số hóa, khi dữ liệu trở thành tài sản cốt lõi của mọi tổ chức, thì việc kiểm soát quyền truy cập và sử dụng dữ liệu đóng vai trò then chốt trong chiến lược bảo mật thông tin. Một trong những công nghệ được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong doanh nghiệp là DRM – Digital Rights Management (Quản lý bản quyền số).
Không chỉ giới hạn trong lĩnh vực giải trí như âm nhạc, phim ảnh, DRM ngày nay đã được doanh nghiệp áp dụng để bảo vệ tài liệu nội bộ, kiểm soát dữ liệu nhạy cảm và ngăn chặn rò rỉ thông tin, đặc biệt là từ bên trong tổ chức.
DRM là gì? Vì sao doanh nghiệp cần đến DRM?
DRM (Digital Rights Management) là công nghệ cho phép tổ chức kiểm soát quyền truy cập, sử dụng, sao chép, chỉnh sửa, in ấn và phân phối nội dung số (tài liệu, file, hình ảnh…) theo cách chi tiết và bảo mật.
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, nơi dữ liệu được chia sẻ liên tục qua email, cloud, thiết bị di động…, DRM trở thành một lớp bảo vệ gắn liền với chính tài liệu, thay vì chỉ bảo vệ thiết bị hay mạng.
Doanh nghiệp đang ứng dụng DRM như thế nào?
1. Bảo vệ tài liệu nội bộ nhạy cảm
Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng DRM để bảo vệ các loại tài liệu quan trọng như:
- Báo cáo tài chính, kế hoạch chiến lược.
- Hồ sơ nhân sự, dữ liệu khách hàng.
- Bản vẽ kỹ thuật, tài liệu R&D.
Tài liệu sẽ được mã hóa ngay từ khi tạo ra và chỉ những người được cấp quyền mới có thể mở, chỉnh sửa, hoặc in tài liệu – ngay cả khi tài liệu đã rời khỏi hệ thống nội bộ.
2. Kiểm soát tài liệu trong môi trường làm việc từ xa
Trong xu thế làm việc hybrid và remote, việc chia sẻ tài liệu qua các nền tảng như email, Google Drive, OneDrive, Dropbox… là điều không tránh khỏi.
DRM giúp doanh nghiệp:
- Gắn quyền truy cập theo danh tính người dùng.
- Hạn chế thời gian, thiết bị, vị trí mở file.
- Ngăn người dùng không được phép mở hoặc chia sẻ tài liệu ra bên ngoài.
3. Ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc
Rất nhiều vụ rò rỉ dữ liệu bắt nguồn từ chính nhân viên nội bộ, đặc biệt là trong giai đoạn nghỉ việc. Với DRM, doanh nghiệp có thể:
- Tự động thu hồi quyền truy cập tài liệu của nhân viên đã nghỉ.
- Gỡ quyền mở tài liệu đã gửi qua email, USB, cloud…
- Ghi lại toàn bộ lịch sử truy cập và thao tác với từng tài liệu.
4. Chia sẻ an toàn với bên thứ ba
Khi chia sẻ hợp đồng, bản báo giá hoặc tài liệu thiết kế với đối tác, doanh nghiệp vẫn có thể:
- Hạn chế thời gian truy cập tài liệu.
- Gắn watermark để truy vết nguồn chia sẻ.
- Không cho phép tải xuống, sao chép hoặc in ấn.
Điều này giúp kiểm soát rủi ro rò rỉ thông tin trong các giao dịch hợp tác, đấu thầu, chuyển giao công nghệ…
5. Hỗ trợ tuân thủ quy định bảo mật
DRM giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và luật pháp về bảo mật dữ liệu như:
- ISO/IEC 27001
- GDPR (Châu Âu)
- HIPAA (Mỹ)
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam
Các lĩnh vực ứng dụng DRM mạnh mẽ nhất hiện nay
- Tài chính – ngân hàng: Bảo vệ dữ liệu khách hàng, hồ sơ tín dụng, tài liệu nội bộ.
- Sản xuất – kỹ thuật: Bảo mật bản thiết kế CAD, công nghệ lõi, kế hoạch phát triển sản phẩm.
- Y tế – bảo hiểm: Giữ an toàn cho hồ sơ bệnh án, dữ liệu bệnh nhân, thông tin bảo hiểm.
- Chính phủ và các cơ quan công quyền: Quản lý văn bản mật, tài liệu điều hành, nội dung chiến lược.
- Doanh nghiệp công nghệ và sáng tạo: Bảo vệ phần mềm, mã nguồn, nội dung số độc quyền.
Giải pháp DRM nào đang được doanh nghiệp lựa chọn?
Một trong những giải pháp DRM được ứng dụng mạnh mẽ hiện nay là Fasoo Enterprise DRM. Đây là nền tảng bảo mật tài liệu toàn diện, cho phép doanh nghiệp mã hóa và kiểm soát quyền sử dụng file ngay từ khi được tạo ra – bất kể tài liệu đang lưu nội bộ hay đã chia sẻ ra bên ngoài.
Fasoo giúp doanh nghiệp:
- Gắn quyền truy cập theo người dùng, thiết bị, thời gian và vị trí.
- Tự động thu hồi quyền mở file khi không còn cần thiết.
- Truy vết toàn bộ lịch sử thao tác với từng tài liệu.
Giải pháp này không chỉ giúp ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu từ nội bộ mà còn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, GDPR, HIPAA… và đang được triển khai rộng rãi trong các tổ chức tài chính, sản xuất, công nghệ và chính phủ.
Kết luận
Công nghệ DRM không còn là lựa chọn, mà đã trở thành một phần thiết yếu trong chiến lược bảo mật dữ liệu hiện đại. Bằng cách kiểm soát thông tin theo người dùng – không chỉ theo thiết bị hay mạng, DRM giúp doanh nghiệp:
- Ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu từ bên trong.
- Đảm bảo an toàn khi chia sẻ tài liệu ra ngoài.
- Duy trì tuân thủ pháp lý trong mọi tình huống.
Nếu tổ chức của bạn đang đối mặt với nguy cơ thất thoát thông tin, hoặc đang tìm kiếm giải pháp kiểm soát tài liệu toàn diện, DRM chính là lựa chọn nên được ưu tiên triển khai sớm.
