Trước khi bàn về ứng dụng AI trong kiểm toán nội bộ, nên làm một phép đo nhỏ trong chính ban kiểm toán của doanh nghiệp.
Hỏi một trưởng ban kiểm toán nội bộ rằng cuộc kiểm toán gần nhất mất bao nhiêu thời gian, và bao nhiêu phần trăm trong số đó thực sự dành cho việc phân tích.
Câu trả lời thường làm người hỏi bất ngờ. Phần phân tích, thứ đòi hỏi chuyên môn và tạo ra giá trị, chiếm phần nhỏ. Phần lớn thời gian nằm ở khâu đi tìm: tìm quy chế đang có hiệu lực, tìm bản quy trình mới nhất, tìm chứng từ gốc, tìm email phê duyệt, tìm biên bản họp có ghi nội dung liên quan.
Đây là nỗi đau ít được nói ra vì không xuất hiện trong báo cáo nào. Nhưng nó là lý do các cuộc kiểm toán nội bộ bị kéo dài, và là lý do nhiều ban kiểm toán chỉ phủ được một phần nhỏ phạm vi đáng lẽ phải phủ mỗi năm.
Nỗi đau cụ thể: tài liệu không thiếu, chỉ là nằm rải
Cần nói chính xác vấn đề, vì nói sai sẽ dẫn tới giải pháp sai.
Vấn đề không phải doanh nghiệp thiếu tài liệu. Ngược lại, tài liệu thừa. Chúng chỉ nằm ở nhiều nơi: thư mục chung của phòng kế toán, ổ đĩa mạng của phòng mua hàng, phần mềm quản lý văn bản, hộp thư của người phê duyệt, và một số bản in có chữ ký ướt trong tủ hồ sơ.
Vấn đề thứ hai nghiêm trọng hơn: không ai chắc chắn bản nào là bản đang có hiệu lực. Một quy chế mua sắm ban hành năm ngoái, sửa đổi một phần bằng quyết định hồi giữa năm, và có thêm một hướng dẫn nội bộ điều chỉnh hạn mức. Ba văn bản, ba thời điểm, và kiểm toán viên phải tự ghép để biết hạn mức đúng tại thời điểm giao dịch phát sinh là bao nhiêu.
Người chịu nỗi đau là kiểm toán viên nội bộ, nhất là người mới vào nhóm. Với người kỳ cựu, phần lớn kiến thức nằm trong đầu họ nên họ nhanh, và chính điều đó tạo ra rủi ro thứ ba: năng lực ban kiểm toán phụ thuộc vào vài cá nhân, không lưu ở cấp tổ chức.
Hậu quả kinh doanh thì rõ. Cuộc kiểm toán kéo dài, phạm vi phủ hẹp lại, phát hiện đến muộn hơn thời điểm còn khắc phục được.
Vì sao công cụ phân tích dữ liệu hiện tại chưa đủ
Nhiều ban kiểm toán đã dùng công cụ phân tích dữ liệu để rà soát giao dịch bất thường: thanh toán trùng, giao dịch ngoài giờ, nhà cung cấp trùng địa chỉ với nhân viên. Những công cụ đó rất tốt và nên tiếp tục dùng. Nhưng chúng làm việc trên dữ liệu có cấu trúc, tức là trên số.
Phần lớn căn cứ để kết luận một nghiệp vụ có đúng quy định hay không lại nằm trong văn bản: quy chế, quy trình, hợp đồng, biên bản, email phê duyệt. Đó là dữ liệu phi cấu trúc, và công cụ phân tích số không đọc được chúng.
Nói ngắn gọn: công cụ hiện tại giúp trả lời “giao dịch nào trông bất thường”. Nó không giúp trả lời “giao dịch này có đúng với quy chế đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh không”. Câu hỏi thứ hai mới là câu hỏi của kiểm toán.
Ứng dụng AI trong kiểm toán nội bộ: nền tảng AI native xử lý phần nào
Lạc Hồng Tech xây nền tảng theo mô hình Bộ não thứ hai cho tổ chức, đặt AI ở tầng nền thay vì gắn thêm vào phần mềm sẵn có. Với công tác kiểm toán nội bộ, các năng lực liên quan gồm:
Kho tri thức có phân quyền, tách kho dùng chung và kho riêng. Quy chế, quy trình, chính sách phê duyệt, biên bản, hợp đồng nạp vào kho với phân quyền theo vai trò. Ban kiểm toán cần quyền rộng hơn các phòng ban khác, và hệ thống phải thể hiện được điều đó.
Xử lý văn bản rất dài và tài liệu scan. Quy chế tài chính hàng chục trang, hợp đồng nhiều phụ lục, bản in có chữ ký ướt đã scan đều xử lý được.
Hỏi đáp có suy luận, ghép nhiều nguồn và nhiều điều kiện. Đây là phần tạo ra khác biệt: hệ thống tự xác định văn bản nào áp dụng tại thời điểm nào, ghép các sửa đổi lại, và đưa ra kết luận thay vì trả về danh sách tài liệu.
Trả lời có trích dẫn nguồn. Với công việc kiểm toán, đây không phải tính năng cho tiện, mà là điều kiện bắt buộc. Mọi kết luận phải truy được về điều khoản và tài liệu gốc để đưa vào hồ sơ kiểm toán. Cơ chế kỹ thuật đứng sau được giải thích trong bài RAG AI là gì.
Chỉ trả lời trong bộ tài liệu đã nạp và đã xác thực. Hệ thống không suy diễn ra ngoài phạm vi quy chế của doanh nghiệp.
Skill xuất báo cáo theo sườn mẫu. Kết quả rà soát xuất ra thành văn bản theo mẫu báo cáo kiểm toán của đơn vị.
Bộ nhớ tri thức dài hạn. Những kết luận và cách hiểu quy chế đã thống nhất ở các cuộc kiểm toán trước được giữ lại, nên người mới vào nhóm không phải hỏi lại từ đầu.
Triển khai tại chỗ. Hồ sơ kiểm toán là loại dữ liệu không được phép rời khỏi hạ tầng doanh nghiệp.
Giám sát của con người. Hệ thống chuẩn bị căn cứ, kiểm toán viên kết luận và chịu trách nhiệm chuyên môn.
Một ví dụ về AI suy luận, khác với chatbot tra cứu
Câu hỏi của kiểm toán viên: “Rà soát giúp gói mua sắm thiết bị văn phòng của chi nhánh phía Nam phát sinh quý trước. Giá trị gói là mức trung bình, được trưởng chi nhánh phê duyệt, không qua đấu thầu. Việc này có đúng quy chế không?”
Hệ thống trả lời:
Kết luận sơ bộ: chưa đủ căn cứ khẳng định đúng, có một điểm cần làm rõ trước khi kết luận. Cơ sở như sau.
1. Về thẩm quyền phê duyệt. Quy chế tài chính bản gốc quy định trưởng chi nhánh được phê duyệt mua sắm trong một hạn mức nhất định. Giá trị gói này nằm trong hạn mức đó theo bản gốc.
2. Về hình thức lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình mua sắm quy định ngưỡng giá trị phải tổ chức chào giá cạnh tranh. Giá trị gói này nằm dưới ngưỡng, nên việc không tổ chức đấu thầu là phù hợp xét riêng theo quy trình.
3. Nhưng có một văn bản điều chỉnh. Hướng dẫn nội bộ ban hành giữa năm, đang còn hiệu lực, hạ hạn mức phê duyệt của cấp chi nhánh xuống và bổ sung yêu cầu lấy ý kiến bằng văn bản của phòng mua hàng với các gói thiết bị. Áp theo văn bản này, gói đang rà soát vượt hạn mức mới.
Đề xuất bước tiếp theo: xác minh ngày phát sinh giao dịch so với ngày hiệu lực của hướng dẫn nội bộ, và kiểm tra hồ sơ có ý kiến bằng văn bản của phòng mua hàng không.
Lưu ý: trong kho có ba gói mua sắm khác của cùng chi nhánh phát sinh sau ngày hiệu lực của hướng dẫn nội bộ, cùng khoảng giá trị và cùng do trưởng chi nhánh phê duyệt. Nếu gói đang rà soát được kết luận là vượt thẩm quyền thì ba gói kia nhiều khả năng cùng tình trạng, và đây không phải sai sót đơn lẻ mà là dấu hiệu hướng dẫn nội bộ chưa được truyền đạt tới chi nhánh. Đề nghị mở rộng phạm vi rà soát thay vì xử lý riêng gói này.
Nguồn trích dẫn: Quy chế tài chính, điều về thẩm quyền phê duyệt mua sắm; Quy trình mua sắm, mục về ngưỡng chào giá cạnh tranh; Hướng dẫn nội bộ điều chỉnh hạn mức phê duyệt cấp chi nhánh; Hồ sơ ba gói mua sắm cùng chi nhánh trong kỳ.
(Ví dụ minh họa, không phải số liệu của khách hàng thật.)
Điểm đáng chú ý không phải việc hệ thống tìm ra quy chế. Nó nằm ở hai chỗ.
Chỗ thứ nhất: hệ thống không dừng ở văn bản gốc mà tự tìm thấy hướng dẫn nội bộ ban hành sau, nhận ra nó điều chỉnh hạn mức, và cảnh báo rằng kết luận theo bản gốc có thể sai.
Chỗ thứ hai, quan trọng hơn: ở dòng “Lưu ý”, hệ thống tự đi tìm các giao dịch tương tự cùng chi nhánh trong cùng kỳ, và chuyển vấn đề từ “một gói mua sắm có sai không” sang “quy trình truyền đạt văn bản nội bộ tới chi nhánh có vấn đề không”. Đó chính là loại phát hiện mà một cuộc kiểm toán nội bộ tồn tại để tìm ra.
Một chatbot tra cứu sẽ trả về quy chế tài chính bản gốc và dừng ở đó.
Điều kiện áp dụng, nói thẳng
Bộ quy chế phải được rà soát hiệu lực trước khi nạp. Nếu kho chứa cả quy chế cũ lẫn mới mà không đánh dấu hiệu lực, hệ thống sẽ trích dẫn cả hai và kiểm toán viên vẫn phải tự ghép. Việc gắn mốc hiệu lực cho từng văn bản là công việc của doanh nghiệp và nên làm trước.
Kết luận kiểm toán vẫn thuộc về con người. Hệ thống chuẩn bị căn cứ và chỉ nguồn. Kiểm toán viên đánh giá, kết luận và chịu trách nhiệm chuyên môn. Không có phương án nào trong đó hệ thống tự ra kết luận kiểm toán.
Phân quyền phải được thiết kế cẩn thận. Ban kiểm toán cần quyền truy cập rộng, nhưng việc mở quyền rộng cho một hệ thống hỏi đáp cần có nhật ký truy vết và quy chế sử dụng riêng.
Nên bắt đầu từ một chu trình. Chọn một chu trình nghiệp vụ, ví dụ mua sắm hoặc thanh toán, nạp đủ quy chế và quy trình của chu trình đó cùng hồ sơ một kỳ, chạy song song với cách làm hiện tại trong một cuộc kiểm toán và so sánh: thời gian chuẩn bị, số phát hiện, và số lần phải quay lại tìm tài liệu.
Vậy AI có thay thế kiểm toán viên không
Câu hỏi này xuất hiện thường xuyên nên cần trả lời thẳng.
Không, và lý do không phải là lời trấn an.
Kiểm toán viên tạo ra giá trị ở hai chỗ: phán đoán mức độ trọng yếu của một phát hiện, và chịu trách nhiệm chuyên môn về kết luận. Cả hai đều không chuyển giao được cho phần mềm.
Điều AI thay đổi là tỷ lệ thời gian. Phần đi tìm tài liệu giảm xuống thì phần phán đoán tăng lên trong cùng quỹ thời gian. Với ban kiểm toán đang phải chọn giữa làm sâu và làm rộng, đó là thay đổi có ý nghĩa thật.
Nếu ban kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp đang mất quá nhiều thời gian vào việc đi tìm quy chế và chứng từ, Lạc Hồng Tech có thể cùng rà soát bộ quy chế hiện có và đề xuất một chu trình nên làm thí điểm.
