Làm sao để biết tài liệu đã được chia sẻ cho ai?
Dữ liệu và tài liệu nội bộ là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý và bảo mật dữ liệu ngày càng trở thành một bài toán phức tạp, đặc biệt khi nhân viên thường xuyên trao đổi tài liệu thông qua email, các dịch vụ lưu trữ đám mây như: Google Drive, Dropbox, hoặc ứng dụng nhắn tin như Zalo, Teams, Slack,… Vấn đề đặt ra là: Làm sao để biết tài liệu đã được chia sẻ cho ai, và kiểm soát chúng ngay cả khi đã rời khỏi hệ thống nội bộ?
Thực trạng khó kiểm soát chia sẻ tài liệu hiện nay
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang đối diện với thách thức:
- Không rõ tài liệu nằm ở đâu: Sau khi được gửi qua email hay tải lên cloud, tài liệu có thể bị lưu trữ trên nhiều thiết bị cá nhân khác nhau.
- Không biết ai đã xem hoặc tải về: Tài liệu có thể được nhân bản, in ấn, hoặc chia sẻ lại cho nhiều người khác mà không để lại dấu vết.
- Thiếu công cụ giám sát: Hệ thống quản lý tập trung thường chỉ theo dõi đến mức độ thiết bị hoặc hệ thống mạng, chứ không theo dõi chi tiết từng file.
Khi không thể trả lời câu hỏi “Tài liệu này đã được chia sẻ cho ai?”, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng.
Những rủi ro khi không kiểm soát chia sẻ tài liệu
- Rò rỉ thông tin khách hàng
Một file danh sách khách hàng bị chia sẻ ra ngoài có thể gây tổn thất lớn, làm mất niềm tin của đối tác và người tiêu dùng. - Nguy cơ mất lợi thế cạnh tranh
Tài liệu chiến lược kinh doanh, thiết kế sản phẩm hoặc kế hoạch marketing nếu rơi vào tay đối thủ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh. - Khó truy vết và xử lý
Khi xảy ra rò rỉ dữ liệu, doanh nghiệp không biết nguồn gốc từ đâu, ai là người chia sẻ hoặc đã chuyển tiếp cho bên thứ ba nào. - Rủi ro pháp lý và tuân thủ
Với các quy định về bảo mật ngày càng chặt chẽ (như GDPR, Nghị định 13/2023 tại Việt Nam), việc không kiểm soát dữ liệu có thể khiến doanh nghiệp bị phạt nặng.
Hãy thử sử dụng một giải pháp bảo mật tài liệu chuyên sâu
Để giải quyết triệt để vấn đề này, Fasoo – hãng bảo mật hàng đầu trong lĩnh vực Data-Centric Security – đã phát triển các giải pháp bảo vệ dữ liệu ngay tại chính bản thân tài liệu. Thay vì chỉ tập trung bảo mật ở hệ thống mạng hay thiết bị, Fasoo bảo vệ và giám sát file xuyên suốt vòng đời của nó.
Các tính năng nổi bật:
- Theo dõi chi tiết từng tài liệu
Mọi hành động với file (mở, chỉnh sửa, in ấn, chia sẻ, tải xuống) đều được ghi nhận trong nhật ký. Doanh nghiệp dễ dàng biết chính xác file đã đi đâu, ai đã mở và vào thời điểm nào. - Áp dụng bảo mật cấp độ tệp liên tục
Các tệp tin phải có chính sách bảo mật ở mọi nơi, đảm bảo mã hóa và kiểm soát truy cập vẫn nguyên vẹn ngay cả khi chia sẻ ra bên ngoài.
- Xác định người nhận
Hệ thống Fasoo cho phép truy vết rõ ràng: tài liệu đã được chia sẻ cho ai, ở đâu và qua phương thức gì. - Hạn chế và thu hồi quyền truy cập
Nếu phát hiện tài liệu bị chia sẻ sai đối tượng, quản trị viên có thể ngay lập tức thu hồi quyền truy cập, kể cả khi file đã ra ngoài hệ thống nội bộ. - Mã hóa mạnh mẽ
Tất cả tài liệu đều được mã hóa, chỉ những người được cấp quyền mới có thể mở. Điều này đảm bảo dữ liệu không bị truy cập trái phép. - Quản lý quyền động (Dynamic Rights Management)
Quyền truy cập có thể thay đổi theo thời gian, theo dự án, hoặc theo vai trò của nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn kiểm soát được tài liệu trong bối cảnh thay đổi liên tục.
Tại sao nên chọn Fasoo?
- Tập trung vào dữ liệu: Khác với nhiều giải pháp chỉ bảo vệ hệ thống, Fasoo bảo vệ ngay chính tài liệu, dù file đang ở trong hay ngoài doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt cao: Hỗ trợ nhiều môi trường làm việc, từ on-premise đến cloud, từ máy tính cá nhân đến thiết bị di động.
- Giảm thiểu rủi ro nội gián: Fasoo giúp phát hiện và ngăn chặn hành vi chia sẻ tài liệu không hợp lệ từ chính nhân viên nội bộ.
- Đáp ứng chuẩn mực quốc tế: Các tổ chức tài chính, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp toàn cầu đã tin dùng Fasoo để tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu.
Kết luận
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng dễ bị sao chép và chia sẻ không kiểm soát, doanh nghiệp cần một giải pháp đảm bảo biết rõ tài liệu đã được chia sẻ cho ai, ở đâu, và như thế nào. Với công nghệ tiên tiến của Fasoo, việc kiểm soát, theo dõi và bảo vệ tài liệu trở nên chủ động và hiệu quả hơn.
Hiện nay, Lac Hong Tech là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai giải pháp bảo mật dữ liệu của hãng Bảo mật Fasoo tại Việt Nam. Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu và triển khai liên hệ với Lac Hong Tech qua số Hotline.
