Phần mềm theo dõi lịch sử truy cập file, tài liệu
Hiện nay chỉ có một số ít các doanh nghiệp có sử dụng một số phần mềm để theo dõi lịch sử truy cập file hoặc quyền truy cập file ở mức độ thủ công, chính vì thế mà hiệu quả đạt được ở mức không cao, vẫn thường xuyên bị lộ lọt tài liệu quan trọng ra khỏi doanh nghiệp. Một số phần mềm, dịch vụ, giải pháp an toàn thông tin đã được nghiên cứu và ứng dụng để theo dõi lịch sử truy cập file, tài liệu đã được ra đời và áp dụng vào thực tế đạt hiệu quả cao.
Trong bài viết này, hãy cũng Lac Hong Tech tìm hiểu rõ hơn về chủ đề này!
1. Thách thức trong quản lý và bảo mật tài liệu
Trong thời đại số, tài liệu và dữ liệu trở thành tài sản cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Hàng ngày, hàng nghìn tệp tin được tạo ra, chỉnh sửa, chia sẻ qua email, USB, hệ thống nội bộ, hay các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, SharePoint.
Nếu không được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với:
- Rò rỉ dữ liệu nhạy cảm: thông tin khách hàng, hợp đồng, báo cáo tài chính, bí quyết công nghệ.
- Khó khăn trong điều tra sự cố: khi xảy ra mất mát dữ liệu, không có nhật ký chi tiết để truy vết.
- Rủi ro pháp lý và tuân thủ: không đáp ứng các tiêu chuẩn như ISO 27001, PCI DSS, HIPAA, GDPR.
Vì vậy, giải pháp theo dõi lịch sử truy cập file và tài liệu trở thành nhu cầu cấp thiết để bảo vệ thông tin một cách toàn diện.
2. Phần mềm theo dõi lịch sử truy cập file là gì?
Phần mềm theo dõi lịch sử truy cập file, tài liệu (File Activity Monitoring – FAM) là công cụ giúp doanh nghiệp:
- Ghi lại chi tiết ai đã truy cập tài liệu nào, vào thời điểm nào, từ đâu và đã làm gì.
- Cảnh báo kịp thời khi có hành vi bất thường như tải số lượng lớn, chia sẻ công khai hoặc sao chép ra USB.
- Tích hợp với các hệ thống bảo mật khác để nâng cao khả năng phòng chống thất thoát dữ liệu.
Nói cách khác, đây là “hộp đen dữ liệu” – nơi lưu trữ toàn bộ hành vi đối với tài liệu của doanh nghiệp.
3. Những tính năng nổi bật
Một phần mềm theo dõi lịch sử truy cập file, tài liệu hiện đại thường bao gồm:
- Ghi nhật ký đầy đủ: mở, đọc, chỉnh sửa, đổi tên, xóa, in ấn, tải lên/tải xuống.
- Theo dõi nhiều nguồn lưu trữ: máy chủ file (Windows/Linux), hệ thống NAS, cloud storage (Google Drive, OneDrive, SharePoint…).
- Cảnh báo theo thời gian thực: phát hiện hành vi bất thường như truy cập ngoài giờ, tải hàng loạt, chia sẻ công khai.
- Phân tích hành vi người dùng (UEBA): so sánh với thói quen thông thường để phát hiện rủi ro nội gián.
- Báo cáo & tuân thủ: xuất báo cáo cho kiểm toán, chứng minh sự tuân thủ ISO 27001, GDPR, HIPAA.
- Tích hợp hệ thống bảo mật: kết nối với SIEM, DLP, IRM để quản lý tập trung và tự động hóa phản ứng.
4. Lợi ích doanh nghiệp nhận được
- Ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu: phát hiện và dừng hành vi bất thường ngay từ đầu.
- Tăng tính minh bạch: ai truy cập tài liệu đều được ghi lại rõ ràng, không thể chối bỏ.
- Hỗ trợ điều tra: dễ dàng truy vết khi có sự cố, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tuân thủ pháp lý: đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
- Nâng cao uy tín: khách hàng và đối tác yên tâm khi dữ liệu được bảo vệ chặt chẽ.
5. Giải pháp Fasoo – Bảo mật dữ liệu tập trung, toàn diện
Fasoo và tính năng File Activity Monitoring (FAM)
Fasoo là hãng bảo mật quốc tế hàng đầu trong lĩnh vực Data-Centric Security, cung cấp giải pháp bảo vệ và theo dõi tài liệu vượt trội.
Khác với nhiều giải pháp chỉ dừng ở việc ghi nhận nhật ký, Fasoo đã tích hợp File Activity Monitoring (FAM) trực tiếp vào nền tảng bảo mật dữ liệu của mình. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ có thể theo dõi toàn bộ vòng đời tài liệu (ai mở, mở khi nào, thực hiện hành động gì như chỉnh sửa, in ấn, sao chép, chia sẻ…) mà còn kiểm soát và ngăn chặn hành vi rủi ro ngay lập tức. Điểm mạnh của Fasoo là kết hợp FAM với Digital Rights Management (DRM) – gắn quyền bảo mật trực tiếp vào tài liệu. Điều này giúp file luôn được giám sát và bảo vệ, kể cả khi đã rời khỏi hệ thống nội bộ.
Điểm nổi bật của Fasoo:
- Theo dõi tài liệu toàn vòng đời: dù tài liệu nằm trong hệ thống nội bộ hay đã được gửi ra ngoài.
- Gắn quyền trực tiếp vào file (Digital Rights Management – DRM): chỉ người có thẩm quyền mới mở được tài liệu, kiểm soát hành động như in, copy, chụp màn hình.
- Giám sát & nhật ký chi tiết: ghi lại toàn bộ lịch sử truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ.
- Phát hiện rủi ro tức thì: cảnh báo truy cập trái phép, ngăn chặn chia sẻ công khai.
- Bảo vệ xuyên suốt: dữ liệu vẫn được kiểm soát ngay cả khi rời khỏi hệ thống của doanh nghiệp.
Với Fasoo, doanh nghiệp không chỉ biết ai đã làm gì với tài liệu, mà còn có thể chủ động ngăn chặn hành vi rủi ro ngay lập tức.
6. Ứng dụng trong thực tế
- Ngân hàng – Tài chính: quản lý truy cập báo cáo tài chính, dữ liệu khách hàng.
- Y tế: bảo vệ hồ sơ bệnh án, dữ liệu bệnh nhân.
- Sản xuất – Công nghệ: ngăn chặn rò rỉ bản thiết kế, bí quyết kỹ thuật.
- Cơ quan nhà nước: giám sát và bảo mật văn bản mật.
Để tìm hiểu thêm về tính năng, lợi ích và cơ chế vận hành của giải pháp Fasoo – phần mềm theo dõi lịch sử truy cập file, tài liệu và dữ liệu – vui lòng liên hệ Lac Hong Tech, đơn vị tư vấn và triển khai chính thức Fasoo tại Việt Nam.
