Ngành tài chính cần khám phá, phần loại và bảo vệ dữ liệu cá nhân người dùng như thế nào?
Trong thời đại số hóa và toàn cầu hóa, ngành tài chính đang phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn về bảo vệ thông tin cá nhân (PII – Personally Identifiable Information). Việc quản lý và bảo vệ PII không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một phần quan trọng trong việc duy trì lòng tin của khách hàng. Để đáp ứng những thách thức này, các tổ chức tài chính cần phải khám phá, phân loại và bảo vệ tất cả PII mà họ thu thập và xử lý.
Tầm quan trọng của PII trong ngành tài chính
PII là thông tin có thể được sử dụng để xác định một cá nhân, chẳng hạn như tên, số CMND/CCCD, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ email, và các thông tin nhạy cảm khác. Trong ngành tài chính, PII không chỉ là dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà còn là tài sản quý giá mà các tổ chức cần bảo vệ khỏi các mối đe dọa như tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu, và gian lận.
Khám phá PII: Bước đầu tiên quan trọng
Để bảo vệ PII, trước hết các tổ chức tài chính cần phải khám phá và xác định tất cả các dữ liệu nhạy cảm trong hệ thống của mình. Việc này bao gồm việc xác định vị trí lưu trữ PII, hiểu rõ các loại thông tin nào được coi là PII, và đảm bảo rằng không có PII nào bị bỏ sót trong quá trình quản lý dữ liệu.
Các công cụ tự động hóa và công nghệ phân tích dữ liệu hiện đại có thể giúp các tổ chức tài chính phát hiện PII trong các hệ thống lưu trữ như cơ sở dữ liệu, máy chủ, và các kho lưu trữ đám mây. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc bỏ sót hoặc quản lý sai thông tin nhạy cảm.
Phân loại PII: Tạo nền tảng cho quản lý bảo mật
Sau khi PII được khám phá, bước tiếp theo là phân loại các loại thông tin này theo mức độ nhạy cảm và rủi ro. Việc phân loại giúp các tổ chức tài chính hiểu rõ mức độ quan trọng của từng loại PII và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp.
Ví dụ, số tài khoản ngân hàng và thông tin thẻ tín dụng cần được bảo vệ ở mức cao nhất, trong khi các thông tin như tên và địa chỉ có thể được xếp vào mức độ bảo mật thấp hơn. Bằng cách phân loại, các tổ chức có thể áp dụng các chính sách bảo mật và kiểm soát truy cập phù hợp, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
Bảo vệ PII: Đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định
Bảo vệ PII là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng và tuân thủ các quy định pháp lý. Các biện pháp bảo vệ có thể bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, và giám sát hoạt động truy cập dữ liệu.
Mã hóa là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để bảo vệ PII, đảm bảo rằng ngay cả khi dữ liệu bị rò rỉ hoặc bị đánh cắp, thông tin vẫn không thể bị khai thác. Quản lý quyền truy cập giúp kiểm soát ai có thể truy cập vào PII, giảm thiểu rủi ro từ các nhân viên nội bộ hoặc các bên thứ ba không đáng tin cậy. Giám sát hoạt động truy cập dữ liệu giúp phát hiện kịp thời các hành vi đáng ngờ, ngăn chặn các cuộc tấn công mạng và các hoạt động gian lận.
Tuân thủ quy định và xây dựng lòng tin
Trong bối cảnh các quy định về quyền riêng tư ngày càng chặt chẽ, như GDPR ở châu Âu, CCPA ở California, và các quy định khác trên toàn thế giới, việc tuân thủ các quy định này là điều bắt buộc đối với các tổ chức tài chính. Việc tuân thủ không chỉ giúp tránh các khoản phạt nặng mà còn xây dựng lòng tin với khách hàng, điều này có giá trị vô cùng lớn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Một số thách thức thường gặp khi phân loại dữ liệu
Một công ty tài chính toàn diện cung cấp các dịch vụ tư vấn, ngân hàng thương mại và đầu tư đang chuyển đổi sang một kho lưu trữ tài liệu mới sau khi phát hiện ra rằng kho lưu trữ cũ không đáp ứng được tất cả các yêu cầu về bảo mật. Vì công ty thu thập và quản lý thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và các dữ liệu nhạy cảm khác từ khách hàng, nhân viên và đối tác, nên việc bảo mật dữ liệu là điều quan trọng để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và bảo vệ hoạt động kinh doanh của công ty. Các tệp chứa dữ liệu nhạy cảm là các tài liệu văn phòng tiêu chuẩn, tệp PDF và hình ảnh. Khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, các nhân viên an ninh và quản lý rủi ro nhận ra rằng nhiều thông tin PII chưa được bảo vệ đầy đủ. Kho lưu trữ tài liệu cũ có kiểm soát quyền truy cập, nhưng khi người dùng tải tài liệu xuống các thiết bị cục bộ hoặc di động, bất kỳ ai cũng có thể truy cập dữ liệu. Hiện tại, họ đang đối mặt với thách thức là phải tìm hiểu xem còn bao nhiêu thông tin nhạy cảm đang gặp rủi ro và làm thế nào để bảo vệ nó.
Giải pháp cho tổ chức
Khám phá và phân loại dữ liệu là các bước đầu tiên để bảo mật tất cả dữ liệu nhạy cảm được lưu trữ trên các thiết bị đầu cuối và kho lưu trữ. Sau khi được xác định, công ty muốn mã hóa và theo dõi tất cả các tệp nhạy cảm. Điều này cho phép họ đáp ứng các yêu cầu pháp lý và đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu nhạy cảm. Fasoo có thể xác định mức độ nhạy cảm bằng cách so khớp các mẫu, thuật ngữ từ điển, biểu thức chính quy và ngữ cảnh để nhận diện các tệp chứa PII trong thời gian thực. Nó cũng có thể phát hiện các tệp lỗi thời và dư thừa để giảm thiểu lượng dữ liệu không cần thiết. Nhân viên quản lý rủi ro và bảo mật có thể xem các tệp được phát hiện trên một bảng điều khiển tập trung để hiểu rõ rủi ro và quyết định xử lý tệp. Sau khi được xác định, công ty có thể chọn tự động phân loại các tệp có thông tin nhạy cảm bằng cách thêm siêu dữ liệu và mã hóa chúng dựa trên mức độ nhạy cảm và phân loại. Các chính sách bảo mật động trên các tệp đã mã hóa sẽ quy định ai có thể truy cập các tệp và liệu người dùng có thể xem, chỉnh sửa, in, chia sẻ hoặc sao chép dữ liệu từ tệp đó hay không. Nhân viên quản lý rủi ro và bảo mật có thể kiểm tra quyền truy cập tệp để chứng minh sự tuân thủ các chính sách nội bộ, yêu cầu của khách hàng và các quy định của chính phủ.
Fasoo làm tốt các nhiệm vụ dưới đây:
- Xác định, phân loại, bảo vệ, giám sát và quản lý dữ liệu nhạy cảm
- Tuân thủ các quy định về quyền riêng tư như GDPR, CCPA và HIPAA
- Bảo vệ và kiểm soát quyền truy cập vào các tệp nhạy cảm bất kể vị trí
- Theo dõi và ghi lại tất cả các hành động sử dụng tài liệu, bao gồm các phiên bản sao và bản sao chép
- Cung cấp bảng điều khiển tập trung để xem tất cả các tệp được phát hiện chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và các dữ liệu nhạy cảm khác
Kết luận
Khám phá, phân loại và bảo vệ PII không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là yếu tố quan trọng để bảo vệ danh tiếng và lòng tin của các tổ chức tài chính. Với việc áp dụng các công nghệ hiện đại và quy trình quản lý dữ liệu chặt chẽ, các tổ chức tài chính có thể đảm bảo an toàn cho thông tin nhạy cảm của khách hàng, tuân thủ các quy định pháp lý, và giữ vững niềm tin của thị trường trong một môi trường ngày càng cạnh tranh và phức tạp.
