Làm sao để truy vết hay điều tra tài liệu đã được xem hoặc chia sẻ?
Giải pháp toàn diện từ Fasoo giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu triệt để
Trong thời đại số, nơi dữ liệu đóng vai trò cốt lõi trong mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh, việc kiểm soát tài liệu và thông tin nội bộ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, một trong những câu hỏi lớn mà nhiều doanh nghiệp đặt ra là: Làm sao để truy vết hay điều tra một tài liệu đã được xem bởi ai, vào lúc nào, và có bị chia sẻ ra ngoài hay không?
Đây là bài toán mà các hệ thống truyền thống như email, lưu trữ đám mây hay file server gần như không thể giải quyết triệt để. Khi tài liệu đã được tải xuống máy tính cá nhân, sao chép vào USB hay gửi qua email, doanh nghiệp gần như mất kiểm soát hoàn toàn.
Fasoo – Công nghệ cho phép kiểm soát tài liệu bất kể đã đi đâu
Khác với các giải pháp bảo mật mạng hoặc phần mềm chống rò rỉ dữ liệu (DLP) thông thường, Fasoo áp dụng cách tiếp cận bảo mật theo file – nghĩa là bảo vệ ngay từ chính bản thân tài liệu. Tài liệu được mã hóa tự động ngay khi tạo ra và được gắn theo một lớp quyền kiểm soát xuyên suốt vòng đời. Dù tài liệu được chia sẻ, sao chép, in ấn, tải về máy cá nhân hay gửi cho người ngoài tổ chức, doanh nghiệp vẫn kiểm soát được toàn bộ quá trình.
Thông qua hệ thống nhật ký (log audit) chi tiết, Fasoo cho phép quản trị viên dễ dàng truy vết các thông tin như:
- Ai đã mở tài liệu, vào thời điểm nào, từ thiết bị nào.
- Tài liệu được mở tại vị trí địa lý nào.
- Tài liệu có bị in ra, chỉnh sửa, sao chép hay chia sẻ lại không.
- Có hành vi truy cập bất thường, như truy cập ngoài giờ hoặc nhiều lần tải về không hợp lý.
Đặc biệt, Fasoo hỗ trợ chức năng thu hồi quyền truy cập từ xa, cho phép doanh nghiệp khóa tài liệu ngay lập tức trong trường hợp phát hiện nguy cơ rò rỉ, kể cả khi file đã nằm ngoài hệ thống hoặc đã được gửi tới email của bên thứ ba.
Truy vết tài liệu – Tối quan trọng trong nhiều tình huống thực tế
Nhu cầu truy vết và điều tra tài liệu phát sinh trong rất nhiều trường hợp, chẳng hạn:
- Khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin nội bộ, doanh nghiệp cần xác định nguồn gốc và người đã truy cập.
- Khi cần kiểm tra hành vi nhân viên, đặc biệt trong quá trình nghỉ việc, chuyển nhóm hoặc làm việc từ xa.
- Khi phải chuẩn bị hồ sơ kiểm toán, báo cáo bảo mật, đặc biệt đối với các doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, Nghị định 53 hoặc GDPR.
- Khi muốn bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, tài sản sáng tạo hoặc hợp đồng chiến lược.
Với Fasoo, mọi hành vi truy cập tài liệu đều được ghi nhận rõ ràng và lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy ngược hành trình sử dụng tài liệu để phục vụ điều tra hoặc ra quyết định kịp thời.
Tại sao nên chọn Fasoo?
Fasoo là giải pháp Digital Rights Management (DRM) hàng đầu thế giới, được hơn 2.000 tổ chức tin dùng trên toàn cầu, đặc biệt trong các ngành yêu cầu bảo mật cao như tài chính, sản xuất, công nghệ và chính phủ. Với khả năng bảo vệ file xuyên suốt vòng đời – từ lúc tạo, lưu trữ, chia sẻ đến khi bị xóa hoặc thu hồi, Fasoo mang lại lợi thế vượt trội trong việc kiểm soát rủi ro, nâng cao năng lực bảo mật và tăng cường khả năng điều tra truy vết.
Liên hệ tư vấn giải pháp Fasoo tại Việt Nam
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một hệ thống giúp kiểm soát chặt chẽ tài liệu và phòng ngừa rò rỉ dữ liệu từ bên trong, giải pháp Fasoo chính là lựa chọn lý tưởng. Lac Hong Tech – đơn vị tư vấn và triển khai Fasoo tại Việt Nam – sẵn sàng hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống giám sát, mã hóa và phân quyền tài liệu toàn diện.
