DocPilot là gì? Trợ lý AI khai thác tri thức tổ chức

DocPilot là gì và sản phẩm này hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào? DocPilot là trợ lý AI quản trị và khai thác tri thức do Lạc Hồng Tech cung cấp, giúp tổ chức quản lý tài liệu, đặt câu hỏi theo nội dung nguồn và chuẩn bị báo cáo. Người sử dụng có thể làm việc với kho tri thức bằng ngôn ngữ tự nhiên, kiểm tra căn cứ qua trích nguồn và tiếp tục hoàn thiện đầu ra theo yêu cầu nghiệp vụ.

Sản phẩm phù hợp với những bộ phận thường xuyên phải tìm hướng dẫn, đọc hồ sơ và tổng hợp thông tin. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một nhóm tài liệu liên quan đến công việc cụ thể, thay vì đưa toàn bộ kho vào sử dụng ngay. Cách tiếp cận này giúp xác định nguồn cần chuẩn bị, câu hỏi cần giải quyết và bước kiểm tra trước khi áp dụng kết quả.

DocPilot là gì trong công việc của một tổ chức?

DocPilot hỗ trợ người dùng khai thác thông tin trong tài liệu để thực hiện công việc. Một chuyên viên có thể cần tìm điều kiện áp dụng của hướng dẫn; trưởng bộ phận cần tổng hợp những nội dung còn chờ trong hồ sơ; đội dự án cần chuẩn bị bản nháp báo cáo từ các nguồn đã xác nhận. Những nhu cầu đó cùng đòi hỏi khả năng đọc, kết nối thông tin và kiểm tra căn cứ.

Có thể hình dung DocPilot như một bàn tra cứu có người hỗ trợ sắp thông tin theo câu hỏi. Tài liệu vẫn là nguồn để kiểm tra, còn phần hỗ trợ giúp người dùng tìm nội dung liên quan và tổng hợp theo yêu cầu. Điểm tương đồng nằm ở cách khai thác nguồn; sản phẩm không tự có thẩm quyền xác nhận mọi nội dung hoặc quyết định thay người phụ trách nghiệp vụ.

Vì vậy, đầu ra cần được xem trong quan hệ với công việc sử dụng. Một phần trả lời có thể giúp làm rõ hồ sơ, nhưng vẫn cần kiểm trước khi gửi khách hàng, trình duyệt hoặc đưa vào báo cáo chính thức. Doanh nghiệp xác định người chịu trách nhiệm cho bước đó ngay từ khi chọn phạm vi triển khai.

Tổ chức kho tri thức để nhiều người cùng khai thác

DocPilot hỗ trợ kho dùng chung, kho riêng và quản lý tài liệu theo thư mục hoặc chuyên đề. Doanh nghiệp có thể tổ chức nguồn phục vụ từng nhóm công việc, đồng thời phân quyền theo người dùng hoặc vai trò. Những thành phần này giúp gắn việc khai thác tri thức với phạm vi nhiệm vụ của người sử dụng.

Ví dụ minh họa, bộ phận vận hành cần dùng hướng dẫn đã được duyệt, còn đội dự án phải đối chiếu thêm hồ sơ trong phạm vi được giao. Người quản lý nguồn xác định tài liệu nào được dùng chung, tài liệu nào giữ riêng và bản nào đang có giá trị sử dụng. Cách tổ chức phù hợp giúp người dùng biết mình đang khai thác nguồn nào khi đặt câu hỏi.

Kho tri thức vẫn cần người duy trì. Khi quy trình thay đổi, chủ nguồn xác nhận nội dung thay thế và điều kiện áp dụng; người quản trị cập nhật phạm vi khai thác theo cách đã thống nhất. Việc có một công cụ hỗ trợ không làm mất trách nhiệm kiểm soát tài liệu, nhất là khi nhiều bộ phận cùng bổ sung thông tin.

Đặt câu hỏi để tìm và kết nối nội dung trong tài liệu

DocPilot hỗ trợ truy vấn tài liệu, văn bản dài và nguồn được tổ chức theo chuyên đề. Người dùng có thể nêu câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để tìm thông tin phù hợp với đầu việc. Thay vì chỉ nhớ tên file, người phụ trách tập trung vào nội dung cần làm rõ, như điều kiện sử dụng một hướng dẫn hoặc những phần phải tổng hợp từ hồ sơ liên quan.

Khả năng suy luận cần được đánh giá ở những câu hỏi phải kết hợp nhiều điều kiện. Trong một tình huống minh họa, hồ sơ có bản dự thảo đã soạn xong nhưng còn chờ xác nhận phụ lục. Câu hỏi hữu ích là hồ sơ còn vướng gì trước khi chuyển bước tiếp theo. Người kiểm tra cần xem phản hồi có giữ cả trạng thái bản dự thảo và điều kiện chưa đáp ứng hay không.

Đây là cách thiết kế câu hỏi để đánh giá sản phẩm trên công việc, không phải một kết quả demo đã chạy. Cấu hình nguồn, chất lượng tài liệu và cách nêu yêu cầu ảnh hưởng đến phản hồi. Với văn bản dài, doanh nghiệp nên thử bằng nguồn thực tế được phép sử dụng, thay vì mặc định thời gian xử lý hoặc chất lượng giống nhau cho mọi hồ sơ.

Kiểm tra căn cứ qua phần trả lời có trích nguồn

DocPilot hỗ trợ trả lời có trích nguồn, giúp người sử dụng quay lại đối chiếu nội dung liên quan. Chức năng này có ý nghĩa khi câu trả lời được dùng cho công việc cần kiểm tra: người phụ trách phải biết nhận xét dựa vào đâu, nguồn có đang áp dụng và thông tin đã được diễn giải đúng hay chưa.

Một trích nguồn giống như địa chỉ của căn cứ trong bộ hồ sơ. Địa chỉ giúp tìm tới nội dung cần xem, nhưng người đọc vẫn phải kiểm tra nó có liên quan đến câu hỏi hay không. Vì vậy, việc đánh giá cần xem cả nguồn được chọn và cách thông tin được sử dụng, thay vì coi sự xuất hiện của trích dẫn là bảo đảm đúng cho toàn bộ câu trả lời.

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị bộ thử gồm câu hỏi đủ nguồn, trường hợp có ngoại lệ và yêu cầu chưa đủ thông tin để kết luận. Người nghiệp vụ xác nhận kết quả mong đợi trước khi xem phản hồi. Cách làm này giúp kiểm tra khả năng hỗ trợ thực tế và giữ phần còn thiếu xuất hiện rõ trong quá trình xử lý.

Tiếp tục công việc với PDF, Word và báo cáo theo sườn

Ngoài hỏi đáp tri thức, DocPilot có nhóm thao tác làm việc với file, gồm DOCX, PPTX và PDF. Trong phạm vi PDF, OCR scan hỗ trợ nhận dạng ký tự từ hình ảnh để tiếp tục khai thác nội dung. Chất lượng bản scan, độ rõ của chữ và tính đầy đủ của trang cần được kiểm tra, vì sai lệch ở đầu vào có thể ảnh hưởng thông tin sử dụng sau đó.

DocPilot cũng hỗ trợ xuất kết quả truy vấn thành Word và tạo báo cáo theo sườn mẫu. Doanh nghiệp chuẩn bị bộ nguồn cùng các mục cần trình bày; người sử dụng kiểm tra nội dung rồi tiếp tục biên tập bản nháp. Với biểu mẫu có bố cục đặc thù, đơn vị nên thử chính mẫu đang dùng để xác định phần cần hoàn thiện thêm.

Các khả năng này hỗ trợ một chuỗi công việc gồm đọc nguồn, tìm thông tin, tổng hợp và chuẩn bị đầu ra. Sản phẩm không tự biến bản nháp thành báo cáo đã duyệt. Người phụ trách vẫn kiểm dữ kiện, bổ sung nhận định chuyên môn và thực hiện bước xác nhận theo quy trình của đơn vị trước khi phát hành.

Doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng DocPilot từ đâu?

Một điểm bắt đầu phù hợp là chọn đầu việc mà đội ngũ phải tìm và đối chiếu tài liệu thường xuyên. Đơn vị chuẩn bị câu hỏi cần giải quyết, bộ nguồn có chủ sở hữu rõ và một đầu ra mong đợi. Nếu cần báo cáo, có thể bổ sung sườn mẫu để việc đánh giá gắn với sản phẩm công việc mà người dùng thực sự cần.

Phạm vi thử nên có tài liệu dễ khai thác và những trường hợp có điều kiện hoặc thiếu nguồn. Người kiểm tra ghi cả phần hỗ trợ được, công sức sửa và nội dung vẫn phải xử lý theo cách hiện hành. Hiệu quả nên được đánh giá bằng thời gian tìm thông tin, công sức kiểm tra và khả năng hoàn thiện đầu ra trên chính hồ sơ của đơn vị.

Đọc thêm: AI native là gì và human in the loop là gì.

Lạc Hồng Tech cung cấp DocPilot cho nhu cầu quản lý và khai thác tri thức tổ chức. Đăng ký demo tại lachongtech.vn hoặc hotline 1900 68 24 với một nhóm hồ sơ được phép sử dụng và câu hỏi nghiệp vụ. Những yêu cầu kết nối phần mềm, custom skill hoặc môi trường triển khai sẽ được khảo sát theo phạm vi cụ thể để đơn vị biết rõ cách bắt đầu.